Comment définir le scope de son agence marketing et pourquoi est-ce important

Par Nicolas Finet , 20 avril 2017 , dans

Le client qui s’adresse à votre agence marketing a une vision très précise de ce qu’il attend de vous en termes de résultats. Par contre, il ne sait pas comment vous allez vous y prendre pour réaliser sa commande : quelle méthodologie vous allez appliquer, quelles ressources vous allez affecter, etc. C’est à vous qu’il revient de déterminer si le projet du client est réalisable ou non. Comment ? En définissant le scope marketing (ou “portée” en Français) du projet.

Définition du scope marketing

Avant de commencer un projet, il convient de bien définir son scope ou sa portée, autrement dit les objectifs, les livrables, les caractéristiques, les fonctions, les tâches et les ressources. Sans oublier, pour finir, le budget et la date de livraison.

Une fois que ces paramètres sont clairement établis, il est primordial de les communiquer à toute votre équipe. L’énoncé de la portée du projet doit être clair et concis. En lisant cet énoncé, vos collaborateurs doivent avoir une vision claire et nette de ce qu’ils doivent ET ne doivent pas faire dans le cadre du projet. L’objectif : être réaliste afin de gagner du temps.

Il est également important de distinguer deux types de “scope” dans le cadre de la gestion d’un projet. Nous avons :

  • le scope du projet désigne l’ensemble des actions qui doivent être accomplies pour livrer un produit ou un service ;
  • le scope du produit désigne les caractéristiques et les fonctions d’un produit ou d’un service.

Pourquoi est-ce nécessaire ?

Ne pas définir de scope, c’est prendre le risque d’être confronté à divers obstacles au cours de la réalisation du projet en question et en fin de compte, ne pas satisfaire le client. En effet, si les paramètres précédemment cités ne sont pas clairement établis, vous ne pourrez pas mener à bien le projet du client et atteindre les objectifs fixés par ce dernier dans les délais convenus. Mais surtout, vous ne pourrez pas respecter la limite du budget approuvé. Par ailleurs, il faut savoir que la gestion de la portée d’un projet constitue le meilleur moyen de rentabiliser votre budget marketing, alors cela vaut la peine d’y consacrer un peu de temps.

Scope agence marketing

Comment faut-il s’y prendre ?

1re étape : établir les objectifs du projet

La première chose que vous devez faire est d’établir les objectifs du produit. Autrement dit, vous devez définir la portée du produit. De cette manière, vous serez à même de déterminer avec précision le travail à accomplir et ainsi, attribuer les tâches aux membres de votre équipe.

2e étape : identifiez les parties prenantes

Une fois que vous avez défini les membres de l’équipe qui travailleront sur le projet, vous devez vous assurer qu’ils resteront en contact avec votre client (ou les personnes qui le représentent). Il est important que le client s’implique entièrement dans le projet, et ce, à tous les niveaux de la portée du projet.

3e étape : identifiez les limites

S’il est primordial de déterminer ce qui est « inclus » dans le projet, il est encore plus important de définir ce qui ne l’est pas. D’où la nécessité de créer un dossier sur les actions à ne pas accomplir. En l’absence d’un tel dossier, les membres de votre équipe vont s’atteler à des missions qui ne sont pas inscrites dans le budget ou dans le délai imparti.

4e étape : sachez gérer les changements en cours de route

Grâce à la définition du scope, vos collaborateurs sauront sur quelles actions ils doivent se concentrer. Seulement, dans certains cas (notamment dans les secteurs d’activité qui évoluent rapidement), il n’est pas possible d’éviter que de tels changements surviennent.

Résultat : ces « contretemps » occasionnent un surplus de travail qui finit par avoir des répercussions sur les coûts ou le planning (voire les deux). Pour éviter que les choses ne se compliquent, il est primordial de mettre en place une politique de management du changement.

Ce qu’il faut retenir

La gestion d’une portée efficace repose avant tout sur une bonne communication afin de s’assurer que tous les membres de votre équipe marketing comprennent quelles sont les exigences du projet. En outre, disposer d’un projet de portée clairement défini permet de se mettre d’accord sur la manière dont les objectifs du projet doivent être atteints.

Article écrit par Nicolas Finet, fondateur de Sortlist

Nicolas Finet

Nicolas Finet, fondateur de Sortlist, une entreprise de solutions en ligne qui permet à n’importe quelle entreprise de trouver une agence web et/ou de communication appropriée. Nous travaillons quotidiennement avec des agences : nous savons à quel point le scope joue un rôle important !

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